Образец распоряжения об составлении заявок для выезда служебного автотранспорта

Служебная записка на служебный автомобиль: образец

Образец распоряжения об составлении заявок для выезда служебного автотранспорта

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Служебная записка на служебный автомобиль Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций.

Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка.

Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.

Предназначение служебной записки во внутренних коммуникациях предприятия

Служебная записка представляет собой особый вид документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, главной функцией рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива.

Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.

Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.

Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги. Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.

Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному должностному лицу, если грамотно оформить и зарегистрировать документ.

Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем). Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.

Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах. Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на общие правила формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры).

Последствия составления служебной записки на получение в пользование или приобретение автомобиля

Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль, либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.

По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее:

  1. Формирование устных договоренностей. Если наниматель предоставляет автомобиль в пользование подчиненному, субъект должен регулярно оформлять путевые листы и иные бумаги, которые бы подтверждали пробег как факт эксплуатации машины. Однако, в случае наличия только устных договоренностей служебная записка не сможет стать достаточным доказательством действительного предоставления автомобиля в пользование. Поэтому если произойдет ДТП или иное происшествие, к ответственности будет привлечен и наниматель, и подчиненный.
  2. Публикация распоряжения о предоставлении автомобиля для личного пользования субъектом. Данный вопрос должен регулироваться локальным нормативом, на который вправе ссылаться сотрудник при формировании служебной записки с соответствующим прошением.
  3. Оформление соглашения об аренде. Подобный вариант является наиболее распространенным даже в тех обстоятельствах, когда субъект запрашивает в служебной записке приобретение автомобиля. Однако, он возможен при условии, что в компании уже имеется машина для производственных нужд.
  4. Оформление доверенности на субъекта. При этом подобное может происходить как при аренде автомобиля компании, так и при необходимости его приобретения. Однако в данных условиях управленец должен на 100% быть согласным со своим подчиненным, так как он фактически передает ему в пользование конкретную сумму средств для покупки машины, которая нужна работнику.

Правила составления служебной записки на служебный автомобиль

Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в электронном варианте. Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной).

Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих:

  • формирование документа осуществляется в свободной форме на листе А4. Также, в случае наличия соответствующего закрепленного образца, подобное может происходить на фирменном бланке предприятия (хотя это в большей части характерно для внешней документации);
  • в тексте документа необходимо привести конкретное прошение о приобретении или об аренде автомобиля. Предполагается, что если субъект указывает только факт наличия потребности в использовании автомобиля, то начальник в дальнейшем сам определяет, приобретать новую машину или обеспечить подчиненному аренду;
  • если записка подразумевает аренду, то следует указать конкретную марку и номер запрашиваемого транспорта;
  • если практика конкретной компании предусматривает дополнительные сведения, их также необходимо отразить (специализированная номенклатура, артикул и т.д.);
  • основными требованиями к подобным запискам является грамотное и безошибочное указания ФИО, должностей и подразделений адресата и составителя записки.

В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника.

В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте.

Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в большом количестве, которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.

Если к записке прикладывается подобное доказательство, то лучше, чтобы это были не просто билеты, а расчеты, доказывающие долгосрочную выгоду от приобретения авто.

Образец служебной записки на приобретение автомобиля

На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом:

Руководителю ООО «Лотос»

Парабанову Виталию Анатольевичу

от служащего отдела снабжения

Красилова Павла Сергеевича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13

о приобретении автомобиля

Прошу Вас приобрести легковой автомобиль для нужд отдела снабжения ООО «Лотос».

Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на профессиональную деятельность. При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб. (выписку из бухгалтерии прилагаю).

Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства.

С уважением,

Красилов П.С.                                                    Красилов П.С

14.02.2019г.

Скачать образец служебной записки на приобретение служебного автомобиля.

Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником.

Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты. (33 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/sluzhebnaya-zapiska-na-sluzhebnyj-avtomobil.html

Образец приказа об использовании служебного автомобиля

Образец распоряжения об составлении заявок для выезда служебного автотранспорта

Если автомобиль фирмы используется не только в служебных, но и в личных целях, нужно оформить правильные путевые листы. От того, по какой форме они составлены, зависит учет расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль.

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением.

Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ.

Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости.

Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2) .

Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3) :

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы *(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.

Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5) .

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства.

Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок – от одного дня до одного месяца*(7) .

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения»и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8) .

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные»адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.

Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9) .

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10) .

Списание топлива – строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте”*(11) .

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12) .

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13).

М. Кузнецова,

аудитор аудиторской компании «Бетроен»

Экспертиза статьи:

С. Родюшкин,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

«Актуальная бухгалтерия », N 6, июнь г.

*(1) письмо УФНС России по г. Москве от 30.06. N 16-15/068679@

Источник: http://mirshablonov.my1.ru/publ/rasporjazhenija_podchinennym/obrazec_prikaza_ob_ispolzovanii_sluzhebnogo_avtomobilja/23-1-0-2021

Приказ о выделении транспорта образец

Образец распоряжения об составлении заявок для выезда служебного автотранспорта

Руководителем группы назначаю Шайхутдинов А. А. педагог-организатор обж, с возложением на него ответственности за жизнь, здоровье.Выделить школьный автобус паз 32053-70 т 803 кт 174 (водитель Титов И.

Е.) на 05. 02. 2013 г для перевозки пассажиров из с. Родники.«Северяночка» предназначена для обеспечения безопасной посадки и высадки детей (воспитанников) из автобуса у территории муниципального.Установить место стоянки автобуса специального назначения газ-322121, гос номер с 924 кр 30, и автобуса кавз 397653, гос номер М643.

К перевозке обучающихся и воспитанников школьным автобусом в качестве водителя допускаются лица в возрасте не моложе 20 лет с непрерывным.Степень самостоятельности учащихся при выделении главного, структурировании и оформлении лекцииПравилам дорожного движения на улицах района Братеево с использованием школьного автобуса с 30 до 13.

30 поэтапно 6-ю рейсамиХодатайствует перед органами местного самоуправления о предоставлении жилья нуждающимся работникам и выделении ссуд на его приобретение.Ходатайствует перед органами местного самоуправления о предоставлении жилья нуждающимся работникам и выделении ссуд на его приобретение.Разместите кнопку на своём сайте:

Приказ о выделении транспорта образец и куда ложится

Инфо Контроль за соблюдением требований по оформлению, ведению путевых листов, своевременность и точность всех записей в них осуществляется должностными лицами отдела эксплуатации ФГУ УМиАТ ФСИН России. 4.19.

Путевой лист действителен в течение суток с момента его подписания механиком ОТК, ответственным за выпуск автомобилей.

По истечении суток автомобиль должен быть предъявлен в ФГУ УМиАТ ФСИН России для осмотра и оформления новой страницы путевого листа, за исключением случаев выезда на нем в командировку.

Водитель, выезжающий в командировку, обеспечивается ФГУ УМиАТ ФСИН России необходимыми техническими принадлежностями, в путевом листе делается запись «Командировка», заверенная печатью.

Виновные в утрате путевого листа привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Приказ о предоставлении транспорта образец

В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов без заявки должностное лицо информирует об этом оперативно-диспетчерскую службу ФГУ УМиАТ ФСИН России через оперативного дежурного ФСИН России и делает запись в путевом листе. 2.3. Выезд автомобильного транспорта за пределы Московской области осуществляется только с письменного разрешения директора ФСИН России (приложение 2).

2.4. Выход на линию автомобилей в выходные и праздничные дни разрешается на основании письменной заявки (приложение 3), которая подается накануне до 11 часов в ФГУ УМиАТ ФСИН России, подписанной руководителем подразделения, использующего закрепленный автотранспорт. 2.5.

При изменении реквизитов Стороны обязаны через 10 дней уведомить друг друга в письменной форме заказными отправлениями. 6.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН: ИСПОЛНИТЕЛЬ: ЗАКАЗЧИК: Подписи Сторон: Исполнитель: Заказчик: Приложение 3 к Положению о предоставлении автотранспорта ГКП РХ «Айтыс» Форма заявки на выделение транспортного средства Руководителю ГКП РХ «Айтыс» ______________ ЗАЯВКА на выделение транспортного средства В соответствии с договором от «___» ________ 20___ г.

Важно По его результатам составляется заключение, утвержденное начальником ФГУ УМиАТ ФСИН России, в котором содержатся предложения о мерах дисциплинарной и материальной ответственности виновных. 5.8. Служебное расследование не проводится, если причины дорожно-транспортного происшествия, размер ущерба и виновные лица установлены Госавтоинспекцией, дознанием или следствием.

5.8. Служебное расследование не проводится, если причины дорожно-транспортного происшествия, размер ущерба и виновные лица установлены Госавтоинспекцией, дознанием или следствием. 5.9. В целях изучения и устранения причин дорожно-транспортных происшествий отделом безопасности движения в установленном порядке осуществляется их учет и анализ.

На основании этих данных составляются ежеквартальные и годовые отчеты, которые докладываются руководству в части, их касающейся. 5.10. Абакан «__» ___________ 20__ г.

Государственное казённое предприятие Республики Хакасия «Айтыс», в лице _________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________, действующего на основании Положения, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и __________________________________________________, в лице _________, действующего на основании ____________________________________________, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем: 1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Порядок эксплуатации автотранспортных средств 4.1.

Организация эксплуатации, содержание, хранение и учет автомобилей и материально-имущественных, а также горюче-смазочных материалов возлагается на должностных лиц федерального государственного учреждения

«Управление механизации и автотранспорта Федеральной службы исполнения наказаний»

. Обязанности должностных лиц определяются соответствующими инструкциями и положениями, утвержденными руководством ФГУ УМиАТ ФСИН России. 4.2. К управлению автотранспортными средствами допускаются лица, прошедшие соответствующее обучение, имеющие удостоверение на право управления автотранспортными средствами и допущенные к этому в установленном порядке.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Руководство сразу же будет в курсе, если водитель, который обязан использовать машину лишь в рабочих целях, пренебрежет запретом и решит нарушить правила трудового распорядка. Данный факт выяснить по расходу горючего, но хуже всего будет, если авто попадет в аварию.

Использование служебного автомобиля

Если в поручение наемному сотруднику предоставляется машина, числящаяся в отчетности компании, то за такой транспорт ответственный работник несет полную ответственность.

С другой стороны, руководитель организации обязан выделять средства на обеспечение беспрепятственного выполнения прямых обязанностей штатного водителя, так как подчиненный не обязан тратить личную заработную плату на нужды компании. Данные обязанности отражаются в необходимости:

  1. оплачивать парковку, если организация на имеет собственного места для стоянки служебного транспорта.
  2. обеспечивать финансовыми средствами для покупки горючего топлива;
  3. приобретать расходные материалы и запчасти, если из-за неисправности механизмов водитель не может вывезти авто с места стоянки;
  4. оформлять очередные технические осмотры, оплачивая услуги станции обслуживания;

Конечно, любой наниматель заинтересован в том, чтобы обеспечивать функционирование компании с наименьшими затратами, и если у человека будет свой личный транспорт, то начальник сможет сэкономить существенные средства из-за отсутствия необходимости приобретать машину для коммерческих целей.

Но в таких случаях директор организации обязан составить с водителем, имеющим личный транспорт, соглашение, по которому обязуется выплачивать компенсации в случае поломки и выхода из строя автомобиля при выполнении поручений.

К слову, за использование личного транспорта для нужд компании работник должен получать повышенную заработную плату, вне зависимости от того, что работодатель итак обязан обеспечивать подчиненного бюджетными средствами для решения текущих нужд организации.

Образец приказа на управление служебным автомобилем директором

Законодательством РФ не установлена четкая форма данного приказа, так что руководители компаний могут его проектировать в произвольной форме. Приказ должен обязательно содержать следующие блоки информации:

  1. каковы его права и ответственность.
  2. полное наименование компании с указанием личных данных руководителя (фамилии, имени, отчества, юридического адреса офиса);
  3. какой именно автомобиль подпадает под ответственность служащего;
  4. с какой даты подчиненный может приступить к выполнению обязанностей;
  5. должность, фамилия, имя и отчество ответственного за автотранспорт работника;

В целом, в большинстве случаев, работники несут ответственность за то, чтобы содержать штатный автомобиль в пригодном виде, дабы транспорт всегда смог осуществить свою прямую роль.

Особенности составления приказа

Составляют приказ в произвольном виде на бланке организации или на обычном листе формата А-4.

Можно написать документ от руки разборчивым почерком или набирать текст на компьютере и распечатать.

Следите за тем, чтобы на бланке не было помарок, исправлений, зачеркиваний, непонятных формулировок. Если вам нужно внести корректировки, возьмите чистый лист или бланк и снова заполните документ, а прежний утилизируйте.

Вновь изданный приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации должен подписать директор. Необязательно, чтобы на нем стояла печать фирмы, если иное не закреплено в учетной политике организации.

Источник: https://vlad-expert.ru/prikaz-o-vydelenii-transporta-obrazec-10309/

Все необходимые права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: