Ответственность за неправильное ведение кадрового делопроизводства

Содержание
  1. За что штрафуют кадровиков: обзор судебной практики
  2. 1. За неправильное ведение книги учета трудовых книжек — штраф
  3. Суть спора
  4. Решение суда
  5. 2. Отработанное сотрудниками время необходимо отражать в табеле учета
  6. Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?
  7. Основа для предотвращения ошибок
  8. Самые распространенные ошибки при первичном оформлении
  9. Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей
  10. Ответственность за нарушение правил ведения
  11. Дисциплинарная ответственность
  12. Материальная ответственность
  13. Процесс применения взысканий
  14. Кадровое делопроизводство с нуля
  15. Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
  16. Обязательные кадровые документы
  17. Этапы организации кадрового делопроизводства
  18. Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
  19. Кадровый учет на аутсорсе
  20. Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
  21. Кадровое делопроизводство в 2020 году
  22. Типичные нарушения в ведении кадрового делопроизводства
  23. Типичные нарушения выплаты заработной платы
  24. Режим рабочего времени

За что штрафуют кадровиков: обзор судебной практики

Ответственность за неправильное ведение кадрового делопроизводства

Все знают, что административная ответственность за нарушения по закону положена самой организации и ее должностным лицам.

Таким лицом обычно выступает руководитель, потому что именно он уполномочен принимать решения от имени юрлица. Но иногда и другие работники, например специалист по кадрам, должны нести персональную административную ответственность.

О том, за какие проступки могут оштрафовать кадровика по КоАП РФ, — в свежем обзоре судебной практики.

Является ли кадровик должностным лицом? По поводу статуса кадровиков как должностных лиц уполномоченные органы и даже суды во мнениях расходятся. Например, согласно статье 2.

4 КоАП РФ, должностное лицо коммерческой организации можно оштрафовать, если оно руководит коллективом или отдельными сотрудниками, распоряжается имуществом, а также денежными средствами. Аналогичная позиция высказана в постановлении Пленума Верховного суда от 16.10.2009 № 19.

Поэтому начальники отделов кадров определенно являются должностными лицами, а вот у рядовых сотрудников таких полномочий, а значит, и статуса, нет. Однако их все равно часто привлекают к административной ответственности.

Иногда суды становятся на их защиту, как, например, это сделал Свердловский обласной суд, который постановил, что рядовой кадровик не отвечает за необоснованный отказ в приеме соискателя на работу, поскольку не является должностным лицом (решение Свердловского областного суда от 14.05.

2015 по делу № 72-507/2015). Но все же большинство судов соглашается с проверяющими и поддерживает административные штрафы специалистам по кадрам, что и доказывает этот обзор судебной практики.

Поэтому, чтобы избежать крупных штрафов, нужно внимательно выполнять все требования законодательства, иначе платить придется из своего кармана.

1. За неправильное ведение книги учета трудовых книжек — штраф

Московский городской суд пришел к выводу, что специалиста по кадрам можно оштрафовать, если в ходе проверки ГИТ было установлено, что книга учета трудовых книжек велась не по утвержденной форме, не была прошита и опломбировала. Кроме того, в книге не было подписей работников о получении трудовых книжек при увольнении.

Суть спора

Государственная инспекция труда города Москвы провела внеплановую выездную проверку исполнения требований трудового законодательства коммерческой организацией с иностранным участием.

В результате этой проверки было обнаружено, что директор департамента по работе с персоналом нарушил требования статьи 66 Трудового кодекса РФ и п. п.

40, 41 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках», а именно, неправильно вел книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в представительствах организации.

Для книги использовалась форма, не утвержденная Министерством труда и социальной защиты РФ, сама книга была не скреплена сургучной печатью, не опломбирована. Кроме того, в книге не было подписей работников о том, что они получали трудовые книжки в связи с увольнением.

Факт совершения директором департамента по работе с персоналом административного правонарушения был подтвержден исследованными доказательствами.

Поэтому на основании акта проверки инспектор ГИТ установил факт совершения правонарушения, предусмотренного ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ, и определил наказание в виде штрафа в размере 3900 рублей.

Организация и директор департамента с этим не согласились и обратились в суд.

Решение суда

Тверской районный суд города Москвы, который рассматривал дело в качестве первой инстанции, с выводами ГИТ о наличии факта административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, согласился и даже усилил первоначальное наказание, увеличив штраф до 4500 рублей. Кадровик решил обжаловать решение дальше.

Московский городской суд вынес постановление от 20.02.2015 № 4а-4206/14, в котором указал, что целью внеплановой проверки организации, законность которой оспаривает истец, являлась защита прав и интересов работников, а задачами — надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Поэтому уполномоченное должностное лицо ГИТ имело право истребовать у организации книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а обнаружив нарушения трудового законодательства, — возбудить дело об административном правонарушении.

Наказание назначено должностному лицу организации, которое непосредственно отвечает за ведение и учет трудовых книжек, в соответствии с санкциями КоАП.

2. Отработанное сотрудниками время необходимо отражать в табеле учета

Если уполномоченный работник кадровой службы не ознакомил нового работника с коллективным договором, а также не отражал отработанное им время в табеле учета, он совершила административное правонарушение. Евпаторийский городской суд Республики Крым решил, что в такой ситуации кадровик должен платить штраф.

Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?

Ответственность за неправильное ведение кадрового делопроизводства

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги.

Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением.

Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:

  1. Трудовой Кодекс РФ;
  2. Постановление «О трудовых книжках»;
  3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов.

Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д.

Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу.

Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях.

Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

  • первичное оформление;
  • при внесении записей;
  • во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней.

Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями.

В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки.

Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов.

Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый.

О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома.

В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

  • даты приема;
  • названия структурного подразделения, куда распределили человека;
  • названия занимаемой должности и специальности работника.

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных.

Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения.

Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную.

Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

  • приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
  • должностные инструкции,
  • трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов.

Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания.

Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения.

После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил.

В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

  • работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка;
  • сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой.

В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать.

Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки.

При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим.

Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании.

Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства.

В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба.

Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке.

Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление.

Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат.

Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках.

В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен.

Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/nepravilnoe-oformlenie-i-vedenie-trudovoj-knizhki-kak-ispravit-situaciyu.html

Кадровое делопроизводство с нуля

Ответственность за неправильное ведение кадрового делопроизводства

Деятельность по организации работы с кадровой документацией называется кадровым делопроизводством. Многие знают, что на предприятиях обычно есть отдел кадров.

Именно там ведут документацию по управлению персоналом, проводят учет рабочего времени, выполняют другую подобную работу.

Но некоторые организации отдают этот сектор на внешний аутсорсинг и таким образом избавляются от лишних проблем.

С информацией о том, как начать кадровое делопроизводство с нуля необходимо ознакомиться в двух случаях. Первый касается компаний, которые ведут учет, но не уделяют этому вопросу много внимания и первая же проверка от контролирующих органов приведет к штрафным санкциям, часто весьма значительным.

Чтобы этого избежать, необходимо заказать кадровый аудит у профессиональной компании и получить заключение с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению, а затем с учетом нарушений продолжить работу дальше. Второй случай касается новых компаний, только начинающих свою деятельность.

Им не надо платить за аудит, а просто необходимо сразу правильно организовать делопроизводство и начинать работу.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Ведение кадровой документации — процесс многофункциональный, регламентирующийся законодательством.

Важно, чтобы такую работу выполнял сотрудник с опытом и знаниями, например, штатный кадровик или группа работников отдела кадров — тогда в будущем получится избежать проблем с трудовой инспекцией, другими контролирующими органами.

Многие предприятия совершают ошибки и передают функции людям без квалификации, например, бухгалтеру, секретарю или менеджеру. В маленьких компаниях работу часто выполняет руководитель. Результат обычно печальный — выписанные штрафы на внушительную сумму.

ошибка для многих предприятий — отсутствие приказа на назначение ответственных. Откроем вам секрет, но одно из первых требований проверяющего отдел кадров инспектора — запрос таких приказов. Он попросит документ по ответственности за ведение:

  • Трудовых книжек.
  • Воинского учета.
  • Табеля учета времени.
  • За обработку персональной информации.

В некоторых перечисленных случаях административный или денежный штраф может накладываться не только на организацию, но и на должностное лицо, которое не назначило своим приказом ответственного работника.

Хотя справедливости ради отметим, что в большинстве случаев ответственность несет именно компания. Санкции могут выражаться как в денежном эквиваленте, так и предусматривается административная ответственность.

В свою очередь предприятие может наказать кадровика выговором, увольнением, штрафом, не начислением премии и т.д.

Обязательные кадровые документы

При организации кадрового делопроизводства необходимо оформить ряд обязательных документов. О назначении ответственности вы уже знаете, теперь расскажем, что должно быть оформлено при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства. Вот список:

  1. Составьте штатное расписание. Оно определяет потребность организации-работодателя в трудовых функциях. За пределами «штатного расписания» не может оформляться ни один сотрудник, только если с ним не заключен гражданско-правовой договор.
  2. Определите и оформите локально-трудовые акты. Их список меняется в зависимости от многих факторов. Основными считаются правила внутреннего распорядка, а также акты по системе оплаты труда. Каждый сотрудник с ними ознакамливается до заключения трудового договора.
  3. Оформите руководителя. Заполните все необходимые бумаги о назначении или избрании руководителя с записью в трудовую книжку.
  4. Составьте трудовой договор. Сделайте шаблон и заключите договор со всеми работниками компании. За его отсутствие предусмотрены самые большие штрафные санкции, достигающие 100 тыс. рублей.
  5. Трудовые книжки. Кроме покупки бланков и ведения самих книжек, которые являются документом строгой отчетности, заполните также книгу учета их движения — она должна быть пронумерована и на ней должна стоять подпись руководителя предприятия.
  6. Оформите документы по приему на работу, по движению персонала. Они включают личные карточки, приказ, составляющийся при приеме нового сотрудника, отпуска, командировочные удостоверения.

Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02

Этапы организации кадрового делопроизводства

Итак, вы решили создать кадровое делопроизводство с нуля, его организация происходит в несколько этапов.

Для начала необходимо изучить нормативные акты в последней редакции, чтобы при организации учитывать обновленное законодательство РФ. Естественно, требуется изучение книг и методичек по этому направлению.

Важно для автоматизации процесса подобрать программу — это может быть 1С или любая другая, важно, чтобы в городе были специалисты по ее обслуживанию. Дальше требуется:

  • Изучить учредительную документацию. Человек, который организовывает процесс, должен изучить информацию о порядке найма сотрудников и директора в том числе, ознакомиться с порядком установления зарплаты, со сроками, на которые заключаются трудовые договора. Все это понадобится, чтобы правильно организовать процесс.
  • Определить список документации. Вопрос согласовывается с руководством: обговариваются правила внутреннего распорядка, устанавливаются локальные нормативные акты. Оформляются приказы (приема на работу, по увольнениям и переводам и др.), карточки Т2, трудовые книжки и договора.
  • Трудоустроить директора. Если организация с учредителями, то трудовое соглашение подписывается с ними, если директор работает сам, то его подпись ставится и за сотрудника и за генерального директора.
  • Оформить основную документацию. К ней относится штатное расписание, локальные нормативные акты, а также правила распорядка в фирме. Типовые документы можно скачать из интернета. Документы согласовывают с руководством, вносятся правки и бумаги утверждаются. Для дальнейшей работы понадобятся книги учета, бланки приказов и т.д.
  • Разработать шаблон трудового соглашения. В него необходимо внести все условия по трудоустройству персонала. Заносятся разные сведения, их перечень зависит от руководства, но они не должны противоречить российскому законодательству.

Теперь вы можете начать прием человека на должность. Сначала будущий работник пишет заявление на работу, потом он должен ознакомиться с нормативными актами, с ним заключается трудовое соглашение, заполняется личная карточка и оформляется личное дело. Затем бумаги передаются в бухгалтерию.

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Этот вопрос стоит перед каждым руководителем. Пускать его на самотек нельзя, так как штрафные санкции за неведение или неправильное ведение могут составлять десятки и сотни тысяч рублей. На самом деле вариантов решения вопроса три.

Первый, и так поступает большинство наших руководителей — это совмещение должностей. То есть, функции кадровика выполняет сам руководитель, если компания совсем маленькая, или, например, бухгалтер или секретарь.

В этом случае понятно, что решениям кадровых вопросов уделяется минимум внимания, работа ведется по остаточному принципу. Совмещающий должность сотрудник может не знать множество нюансов и, скорее всего, при проверке вы столкнетесь с проблемами.

Выгода в этом случае в экономии, но только до первого визита трудовой инспекции.

Второй способ — взять на работу штатного кадрового сотрудника или, что делают крупные фирмы, создать целый кадровый отдел.

Тогда компания получает опытных работников, которые будут выполнять возложенные функции, связанные с приемом или увольнением сотрудников, отправлением их в отпуск и на больничный, ведением необходимой документации. Они же будут отвечать за ошибки, которые могут быть обнаружены проверяющими органами.

За работу им выплачивается зарплата, величина которой зависит от региона, обычно она является средней по отрасли. То есть, за качественную работу вы будете нести вполне ощутимые расходы.

Кадровый учет на аутсорсе

Третий способ — передача функций по кадровому делопроизводству сторонней компании на т.н. аутсорсинг.

В этом случае организация заключает договор только с аутсорсером, выставляет требования, которым должен соответствовать работник, а аутсорсинговая компания в свою очередь предоставляет такого работника и получает за это комиссионные.

Пожалуй, это самый удобный способ для предприятия, так как все проблемы с работниками, в том числе перед проверяющими органами, решает аутсорсер.

Кадровый аутсорсинг популярен в любом бизнесе: наиболее часто его используют при заходе в страну иностранного бизнеса, при желании сократить сопутствующие расходы, которые идут на организацию отдела кадров, при наличии удаленных филиалов. Аутсорсинг заказывают при быстром развитии предприятия, когда руководители просто не имеют время на поиск работников или при сезонном бизнесе.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

За неведение или неправильное ведение кадрового делопроизводства устанавливается ответственность. Согласно законам РФ главным органом, который контролирует соблюдение законов в этой сфере, является федеральная инспекция труда. В ст.

357 ТК РФ подробно описаны права инспекторов. Кроме того, отдел кадров может проверить налоговая инспекция, которая за совершение налоговых преступлений также привлечет к ответственности.

Соблюдение законов при архивации документов, в том числе личных дел сотрудников, контролирует Росохранкультура.

причина, по которой привлекают организации, должностных лиц или индивидуальных предпринимателей к ответственности — отсутствие кадровых документов или ошибки в их оформлении. Штрафы достигают 50—100 тыс. рублей.

Деятельность предприятия может быть даже приостановлена, вплоть до 90 суток, а при повторных нарушениях суд может остановить работу компании до 3 лет.

Отмечаем, что ответственность не касается организаций, которые заказывают кадры у аутсорсеров.

Кадровое делопроизводство в 2020 году

В этой области ежегодно происходят какие-то изменения. Не стал исключением и 2020 год:

  • В этом году начнется повсеместный переход на электронные книжки.
  • Переход на электронный документооборот приведет к изменению в локальных НА.
  • Вступают в силу новые льготы при оформлении отпусков.
  • Часть работников, наоборот, остались без льгот.
  • Будут внесены изменения в локальные нормативные акты из-за изменений, связанных с зарплатным банком.

Есть еще другие, менее ответственные изменения, о которых должен знать каждый кадровик. Необходимо внимательно следить за ними, чтобы избежать штрафных санкций при проверках. Можно пойти и другим путем — отдать кадровый вопрос аутсорсинговой компании, тогда все проблемы с контролирующими органами будет решать уже она. Выбирайте оптимальный для вас вариант и спокойно зарабатывайте деньги.

Источник: https://DailyPersonal.ru/articles/kadrovoe_deloproizvodstvo_s_nulya/

Типичные нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Ответственность за неправильное ведение кадрового делопроизводства

Постановка и ведение кадрового дело производства является обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому вопросу достаточного внимания.

Последствиями небрежного отношения к ведению кадрового делопроизводства могут быть: проверки трудовой и налоговой инспекций, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

В кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет аудит кадровой документации, который, как правило, проводят:

  • при смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (в случае увольнения или перевода на другую должность, в другое подразделение);
  • при получении предписания из трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке;
  • при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника;
  • при смене руководства организации;
  • в случае приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации после произошедших в нем изменений.

Приведем перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть у каждой организации:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры.  Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры  управления организацией (график сменности, положение о ненормированном рабочем дне и тому подобное).

Работодатели зачастую пренебрегают следующими, очень важными моментами при оформлении кадровой документации:

  • ознакомление работников с документом под роспись с простановкой даты ознакомления;
  • наличие оснований к приказам (заявления, акты, докладные и так далее);
  • наличие письменных уведомлений о наступлении отпуска (не позднее чем за 2 недели до даты наступления отпуска);
  • наличие полного пакета документов при увольнении «по статье» либо по инициативе работодателя, то есть за прогул, за появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения либо при сокращении или ликвидации предприятия.

Особенно внимательно следует отнестись к документам на участке «Зарплата».

Поговорим о типичных нарушениях и конкретных «рецептах» наведения порядка в сфере оплате труда.

Типичные нарушения выплаты заработной платы

Выплата заработной платы реже, чем каждые полмесяца, является нарушением ст. 136 ТК РФ*. Конкретные даты выплаты должны быть указаны в трудовом договоре, коллективном договоре (если таковой имеется на предприятии), а также в правилах внутреннего трудового распорядка.

Подчеркиваем, должны быть установлены конкретные даты для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, например 15-го и 30-го числа, а не с 10-го по 15-е и с 25-го по 30-е.

Ст. 129 ТК РФ установлено, что заработная плата включает в себя не только вознаграждение за труд, но и компенсационные выплаты: надбавки и доплаты, а также стимулирующие выплаты (премии, доплаты и тому подобное).

Следовательно, если в локальных нормативных актах организации есть указание на выплату в обязательном порядке ежемесячной премии, то она, входя в состав заработной платы, должна выплачиваться два раза в месяц.

Если же работодатель планирует платить премию по итогам календарного месяца (квартала или другого периода), необходимо использовать в локальных нормативных актах соответствующую формулировку, например, «премия выплачивается по итогам календарного месяца (квартала)».

Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, трудовых договорах.

Размер зарплаты, установленной в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях должен быть не ниже установленного законом минимума. К тому же цифры, указанные в вышеперечисленных документах, должны совпадать.

Оформление понижения заработной платы просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание — незаконно. Зарплата — существенное условие трудового договора, которые могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не работодателем в одностороннем порядке. К тому же должно быть аргументированное обоснование снижения заработной платы.

В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: «с оплатой согласно штатному расписанию». Это грубейшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны:

  • размер тарифной ставки или должностного оклада;
  • надбавки, доплаты.

Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим на предприятии системам оплаты труда и премирования.

Если в организации недавно увольнялись работники, то нужно проверить, все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в том случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.

В организации должна быть утвержденная форма расчетного листка, доказывающая, что извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и осно­ваниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Режим рабочего времени

Подбирая работу, человек всегда интересуется ее условиями. В первую очередь — своими функциональными обязанностями и размером заработной платы.

Затем, как правило, возникают вопросы, связанные с временными характеристиками будущей работы: в какое время и сколько часов в день придется трудиться, когда выходные и тому подобное.

Данные вопро­сы тесно связаны с понятием режима рабочего времени.

Режим рабочего времени — это совокупность правил, норм, установленных как на централизованном, так и на локальном уровнях, обеспечивающих управление и использование труда работников.

К элементам режима рабочего времени законодатель относит:

  • продолжительность рабочей недели;
  • продолжительность ежедневной работы (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • время перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • графики сменности;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

В каждой организации вопросы режима рабочего времени должны регулироваться правилами внутреннего трудового распорядка.

Условие о режиме рабочего времени должно быть включено в трудовой договор, заключаемый с претендентом на вакантную должность. Однако данное утверждение верно при одном условии: если для данного работника режим отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.

Таким образом, можно констатировать, что режим рабочего времени, установленный в компании, может как совпадать с режимом рабочего времени работника, так и отличаться, причем в последнем случае это должно быть отражено в трудовом договоре сотрудника (ст. 57, ст. 100 ТК РФ).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Установленный в компании режим рабочего времени, а также и режим рабочего времени конкретного работника являются обязательными и для той, и для другой стороны трудового соглашения. Поэтому в случае его нарушения работник может быть привлечен работодателем к дисциплинарной ответственности, соответственно, в свою очередь работодатель — к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Принимая во внимание особенности производства, особый характер труда, категории работников, возраст, состояние здоровья и другие факторы, работодателем должны устанавливаться для работников различные режимы рабочего времени.

Указывая в правилах внутреннего трудового распорядка продолжительность рабочей недели, работодатель определяет, для каких работников установлена нормальная продолжительность рабо­чего времени (ст. 91 ТК РФ), для каких — сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ).

Такие виды рабочей недели, к примеру, как рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику (ст. 111 ТК РФ), неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ) должны быть обоснованы работодателем. Должности работников с ненормированным рабочим днем должны закрепляться в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре, соглашениях (ст. 101 ТК РФ).

Помимо основных положений, определяющих режим рабочего времени, ТК РФ регулирует режимы труда и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющие определенные особенности:

  • при работе вахтовым методом (ст. 301 ТК РФ);
  • работающих у работодателей — физических лиц (ст. 305 ТК);
  • работающих в религиозных организациях (ст. 345 ТК РФ),
  • спортсменов (ст. 348.1 ТК РФ);
  • работников, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств (ст. 329 ТК РФ).

Работодатель    должен учитывать     ограничения, установленные ТК  РФ для  отдельных категорий   работников   (несовершеннолетних, женщин), при привлечении их к работе в ночное время и тому подобном. Наиболее   распространенными в области режима тру­да являются нарушения требований, связанных с:

  • отсутствием в организациях локальных нормативных актов, регулирующих распорядок рабочего времени и времени отдыха (правила внутреннего трудового распоряд­ка, графики сменности, графики отпусков) (ст. ст. 100, 103, 108, 123 ТК РФ);
  • ведением учета рабочего времени с нарушением установленных ТК РФ правил;
  • отсутствием графика сменности;
  • привлечением работников к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их письменного согласия (ст. ст. 99, 113 ТК РФ) и другие.

Подводя итог всему вышесказанному, следует заметить, что соблюдение правил ведения кадровой документации и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства помогут:

  • выполнить требования трудового законодательства по оформлению необходимой кадровой документации;
  • предотвратить наступление ответственности за несоблюдение оформления кадровой документации;
  • организовать трудовой процесс с четким распределением прав и обязанностей сторон, а также ответственности;
  • снизить риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками;
  • отстоять интересы в случае возникновения трудовых споров или конфликтных ситуаций с работниками
  • и проверяющими органами;
  • предотвратить иные последствия за несоблюдение и нарушение требований по оформлению кадровой документации.

Источник: http://www.Glavbuh-best.ru/news/26-news.html

Все необходимые права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: