Сколько хранятся трудовые книжки

Содержание
  1. Хранение и учет трудовых книжек в организации: место и срок, ответственные лица, порядок выдачи документа работнику на руки
  2. Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
  3. Где и как хранить
  4. Ответственные лица
  5. Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения
  6. Выдача трудовой книжки
  7. Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника
  8. Сколько хранится трудовая книжка после увольнения – СИЗ, нормы, инструкции
  9. Учет документов
  10. Хранение
  11. Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек
  12. Ответственные за хранение
  13. Приказ об ответственности
  14. Порядок учета и хранения трудовых книжек – правила, где должны храниться – Центр Про
  15. Место хранения трудовой книжки у работодателя
  16. Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
  17. Хранение трудовой книжки ответственным лицом
  18. Где должны храниться трудовые книжки работников? Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  19. Немного о главном
  20. Порядок учета трудовых книжек
  21. Правовое регулирование
  22. Сколько хранятся трудовые книжки в организации?
  23. Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?
  24. Для справки
  25. Законодательное регулирование

Хранение и учет трудовых книжек в организации: место и срок, ответственные лица, порядок выдачи документа работнику на руки

Сколько хранятся трудовые книжки

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году. Согласно п.

43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после смерти работника, должны храниться до востребования у работодателя.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Согласно п. 42 Правил, бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности. В п. 6.2 Положения о документах от 1983 года №105 (действующего по сей день) такие бланки должны хранится в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые могли бы гарантировать их сохранность.

Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц.

Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Ответственные лица

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Согласно ст. 192 Трудового Кодекса, на ответственное лицо за неправильный (некорректный) учет, ведение и выдачу трудовых книжек в организации может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику.

При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

Если в ходе проверки будет выявлено, что при хранении трудовых книжек были допущены недочеты, то при первичном нарушении инспектор может вынести предписание о незамедлительном устранении недостатков.

При этом за невыполнение указанных требований организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по п. 2 ст. 13.25 КоАП. Санкции для должностных лиц налагаются в размере 2500-5000 р., для юридических лиц – 200-300 тыс. р.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

При отказе получить трудовую книжку по личным причинам либо если в последний рабочий день работника не было на рабочем месте работодатель должен направить ему письменное уведомление.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой.

Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Если оказалось, что трудовая книжка была утрачена или испорчена сотрудником компании-работодателя, то в этом случае он обязан сделать ее дубликат. Сведения о предыдущих местах работы нужно брать из личной карточки работника. Данные о местах работы оформляются в виде обобщающей записи.

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Даже если сотруднику требуются данные из трудовой книжки, то по его письменному заявлению работодатель предоставляет ему не оригинал документа, а выписку из него или заверенную копию. Сама трудовая книжка в оригинале может быть передана работнику в исключительных случаях: например, для предъявления в Фонд социального страхования или в ПФР.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону.

Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних.

За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/pravila-hranenia-2.html

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения – СИЗ, нормы, инструкции

Сколько хранятся трудовые книжки

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Учет документов

В отделе кадров каждого предприятия должен быть журнал, в котором ведется учет бланков и прилагаемых к ним вкладышей трудовых книжек. Кроме того, своя книга, в которой ведется учет этих документов, может быть и в бухгалтерии. В нем ведутся записи о том, сколько бланков трудовых было закуплено, сколько выдано, их номера и серии, а также стоимость.

Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей. Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию. Сюда вносят следующую информацию:

  • имя и фамилию сотрудника}
  • данные о трудовой книжке (номер, серию бланка и вкладыша)}
  • должность на предприятии}
  • реквизиты приказа, на основании которого владелец трудовой принят на работу.

Листы журнала необходимо прошнуровать и пронумеровать. Затем книгу учета заверяет начальник организации, после чего на переплет ставится сургучная печать. В случае отсутствия на предприятии данного журнала или если он составлен неправильно, руководитель организации или ее сотрудники могут понести наказание.

Согласно законодательству, на должностные лица, которые нарушили правила, связанные с ведением журнала, налагается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей. Организация должна уплатить штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет.

Хранение

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет.

В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной.

Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек

Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками.

Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.

Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено.

Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста.

Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.

Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.

Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Ответственные за хранение

В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел. В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых.

Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их.

В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт.

Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства. Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.

Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу. Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд.

В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку.

Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию.

Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:

  • сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно}
  • работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую}
  • работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.

Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж. В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии. Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет.

Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

  • болезни}
  • ухода в отпуск}
  • в связи с семейными обстоятельствами.

Источник: http://rossiz.ru/skolko-hranitsya-trudovaya-knizhka-posle-uvolneniya/

Порядок учета и хранения трудовых книжек – правила, где должны храниться – Центр Про

Сколько хранятся трудовые книжки

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года.

При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными.

Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии.

Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предпринимательот 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицоот 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицоприостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://centrproh.ru/blanki/poryadok-ucheta-i-hraneniya-trudovyh-knizhek-pravila-gde-dolzhny-hranitsya.html

Где должны храниться трудовые книжки работников? Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Сколько хранятся трудовые книжки

Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.

В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.

В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной. В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.

Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.

Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд. Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина.

Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия.

Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года.

Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа — настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Источник: http://copylegal.ru/vse-stati/gde-xranitsya-trudovaya-knizhka-rabotnika-i-kto-neset-za-nee-otvetstvennost/

Сколько хранятся трудовые книжки в организации?

Сколько хранятся трудовые книжки

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Сколько хранятся трудовые книжки

Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.

В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.

В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной. В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.

Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.

Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд. Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.

Для справки

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа — настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Источник: https://zarplatto.ru/gde-hranitsya-trudovaya-knizhka-rabotnika-i-kto-neset-za-nee-otvetstvennost/

Все необходимые права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: